Perché scegliere di avere al proprio fianco una EVENT PLANNER
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- 22 Febbraio 2019
Organizzare un evento importante, un party o un matrimonio può risultare veramente complesso poiché interagiscono tra loro moltissimi fattori: ansia, poco tempo a disposizione, budget e tanto altro. Ecco perché avere al proprio fianco una event planner è un valore aggiunto!
Tanti pensano: va beh cosa vuoi che sia? Se può farlo lei/lui posso farlo anche io…. Ed è qui che ci si sbaglia 🙂
Il buon caro e vecchio detto del “chi fa da sé fa per tre” ci ricorda, nell’ambito degli eventi più che mai, che questo modo di dire ha ormai fatto il suo tempo, perché un EVENT PLANNER….
1. Sa gestire e far fruttare il budget per l’evento: parola d’ordine “ottimizzare”
Calibrare, limare, trattare e ritrattare, sono pratiche all’ordine del giorno per un organizzatore di eventi.
Grazie a queste ed altre molteplici doti coraggiosamente e faticosamente conquistate sul campo minato dei bilanci e dei preventivi, la possibilità di far fruttare al massimo i mezzi disposizione, sarà più che mai concreta.
Dalla buona gestione delle risorse non può che derivarne un reale risparmio economico, mai però a discapito della qualità, che in fondo, deve e vuole essere sempre il vero e unico obiettivo!
2. Si occupa di contattare e gestire i fornitori
Conoscere l’ambiente in cui si opera comporta evidenti vantaggi; diciamocelo, solo chi è “del mestiere” conosce il fornitore giusto, “quello che puoi chiamare la sera prima” o “quello che mi consegna il sabato” e ridiciamocelo, questo non può che facilitarci il compito.
Occorre sempre tenere a mente che chi opera nel settore conosce dinamiche a volte nascoste ( per esperienze pregresse), ma fondamentali per la buona riuscita del nostro evento!
3. Si fa carico dello stress
Come ignorare il carico di stress a cui si è sottoposti in situazioni legate all’organizzazione di un evento?
Organizzare un evento comporta la gestione di una marea di cose, dai fornitori agli sponsor. Saperli gestire, non è cosa da tutti, ci si lavora su e per chi non è naturalmente disposto, potrebbe trattarsi di una vera e propria impresa impossibile!
Per questo i professionisti del settore, abilmente “addestrati” a gestire livelli di stress umanamente inaccettabili, potrebbero essere la soluzione giusta!
4. Ti fa risparmiare tempo prezioso
Il risparmio del tempo, o forse più propriamente “la lotta contro il tempo”, è innegabilmente il trend dei nostri giorni; in un’ epoca in cui si gareggia “al minuto”, negli anni delle consegne in un’ora e della sperimentazione delle delivery via drone, guadagnare tempo, non può che essere un vantaggio!
E se il tempo è denaro, di nuovo, il risparmio è servito!
5. Sa come proporre l’esclusività del tuo evento
L’esclusività, in un settore dove l’esigenza regna sovrana, può e deve essere una carta importante da giocarsi.
Gli event planner esperti sanno innegabilmente dove scovare la location perfetta (grazie anche a qualche buon alleato), proponendo “chicche” sconosciute ai più.
L’occhio esperto non può che essere ottimo consigliere; dall’accurata valutazione di uno spazio agli allestimenti più creativi, il top per chi è alla ricerca di una proposta “unconventional”, che sappia far sentire i propri clienti, dei veri “privilegiati”….magari strappando anche un buon prezzo! (vedi sopra – Gestire e far fruttare un Budget).
6. Coccola i clienti
La gestione del cliente, altrimenti detta “Customer Care” richiede tempo, cortesia e buona preparazione, questo lo sappiamo bene.
Un event planner sa bene come interagire con il tuo cliente, sostenuto spesso da buoni mezzi messi a disposizione dalla tecnologia; gestionali, live chat e numeri dedicati posso essere un ottimo asso nella manica per far sentire ogni cliente un cliente speciale!
7. Sa come comunicare al meglio l’ evento
Comunicare è la parola chiave del successo, ormai l’abbiamo capito tutti.
Il settore eventi non fa eccezione.
Dal punto di vista dei servizi al cliente, la scelta sa essere ampissima, soprattutto nel campo informatico.
Dalla promozione via social media o mass mailing (mail promozionali ad ampio raggio di invio) del tuo evento, all’esperienza dei partecipanti tramite app interattive, dirette streaming e traduzioni simultanee, gli orizzonti sembrano ampliarsi ogni giorno un po’ di più.
Qui di seguito ti elenco qualcosa che potrebbe interessarti:
– Parlando di mail promozionali, Mail Up è una delle piattaforme più usate per diffondere, vendere e sponsorizzare; le parole chiave che meglio la descrivono sono sicuramente immediatezza e chiarezza.
Il consiglio è quello di ampliare al massimo il tuo database di indirizzi mail, al fine di raggiungere un’ audience più vasta possibile (tenendo sempre presente il target a cui desideriamo rivolgerci!).
– Nell’era delle App, la possibilità di crearsene una su misura è offerta da molteplici fornitori, pronti a soddisfare le esigenze più “creative”, ecco qui qualche nome che potrebbe tornarti utile: Eventool, Digievents e Makeitapp.
Messaggistica push, instant message e questionari interattivi sono le promesse al partecipante, così come report dettagliati, raccolta dati e profilazione contatti sono le promesse dirette a te.
Offrire l’innovazione si dimostra quindi utile su più fronti, e mai così facile!
– Fornire servizi efficaci e pronti, quando si tratta di streaming, video montaggio e assistenza tecnica, può essere un buon punto a tuo favore. Ti consiglio di dare uno sguardo alle proposte dei migliori partner nel campo della Tecnologia Congressuale e non: TecnoConference e Topside Multimedia possono essere i tuoi più fedeli alleati!
Fornitori “tecno” dedicati e preparati, possono essere quel dettaglio in più a cui non avevi pensato!
Il tuo organizzatore di eventi potrà darti questi e molti altri consigli per quanto riguarda il potenziamento della comunicazione dei tuoi eventi.
8. Farà in modo che ogni tabella di marcia sia rispettata
Di nuovo il tempo tiranno… ebbene si!
Saper rispettare scadenze e check-list è il compito del tuo event planner.
Non dovrà infatti essere il cliente a litigare con la cara agenda, o perché no, con Google Calendar e tutta la serie di sostegni digitali alla memoria!
9. Si prende cura dei dettagli
I dettagli, nel vastissimo mondo degli eventi, sanno fare la differenza, questo è certo.
La cura di ogni minimo particolare deve essere affidata a chi “ha l’occhio” giusto, anche questo è certo!
Dagli allestimenti, alle comunicazioni, dalla scelta del personale in loco al buon cibo, dalle produzioni stampate, alla scelta della location, nulla può e deve essere lasciato al caso.
Per il “buon cibo” affidati al meglio che la zona può offriti, seleziona con cura i menù, magari proponendo specialità regionali, da sempre apprezzatissime e ricordiamoci sempre di proporre delle alternative vegetariane, celiache o per intolleranti. Di sicuro impatto le collaborazioni con importanti chef stellati del calibro di Davide Oldani e Gianfranco Vissani.
Il dettaglio, seppur minimo, è quello che sa rimanere impresso più a lungo!
10. Lavora perfettamente anche a distanza
L’ ultimo motivo, ma non certo per importanza, riguarda chi intende organizzare un evento all’estero: difficoltà comunicative + impossibilità di visitare le location+ difficile gestione dei fornitori = stress e fatica triplicati!
Inutile dire di più, la gestione di un evento all’estero può essere davvero intricata.
Ma per fortuna, l’event planner ha spesso creato intorno a se, una fitta rete di DMC (referenti operanti nel settore, in un paese straniero) indispensabile per poter replicare i vantaggi fin qui elencati, anche in acque straniere, ma amiche!
Ancora convinti che fare da soli sia meglio? 🙂 E se vuoi trasformare la tua passione nella tua professione, ti aspetto dal 15 marzo 2019 al corso
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